Tips > Wetten en regels voor het versturen van een digitale nieuwsbrief
In dit artikel wordt beschreven welke regels er gelden voor het versturen van een digitale nieuwsbrief.
Vanaf 1 oktober 2009 is de Wet Telecommunicatie uitgebreid. Het is vanaf die datum verboden om ongevraagd e-mails te versturen aan bedrijven. Dit verbod gold eerder al voor particulieren en eenmanszaken.
De OPTA heeft de bevoegdheid om toe te zien op het naleven van deze wet, zij mogen boetes uitdelen tot bijna een half miljoen euro aan iedereen die deze wet overtreedt.
Wil je zeker weten dat jij je aan de regels houdt? In artikel 11.7 van de wet Telecommunicatie staat het volgende:
- Verstuur de digitale nieuwsbrieven alleen aan personen waarvan je kunt aantonen dat ze daarvoor toestemming hebben verleend.
- E-mailadressen verkregen in het kader van de verkoop van een product of dienst mogen zonder toestemming op de mailinglijst worden geplaatst. Deze personen moeten in ieder bericht de mogelijkheid krijgen om zich gemakkelijk af te melden, zonder dat ze daarvoor kosten hoeven te maken. Je boodschap mag dan uitsluitend over gelijksoortige diensten en producten gaan.
- Het is verplicht je werkelijke identiteit bekend te maken en een postadres toe te voegen.
In de praktijk moet je je houden aan de volgende richtlijnen:
- Verstuur je mailing alleen aan mensen die toestemming hebben gegeven.
- Zorg voor een aanmeldingsformulier waarin expliciet om toestemming wordt gevraagd om de nieuwsbrief te ontvangen. Gebruik voor het aanmelden nooit een vooraf aangevinkt veld in een algemeen formulier (een leeg vakje mag wel).
- Zorg dat mensen zich aanmelden met dubbel opt-in. Want: met dubbel opt-in krijg je bewijs in handen waarmee je kunt aantonen dat iemand zich persoonlijk heeft aangemeld, mocht dat bewijs ooit worden gevraagd.
Lees ook het artikel Wat is opt-in? - Bestaande klanten mag je op je lijst zetten, mits je boodschap over gelijksoortige onderwerpen gaat. Begin je bijvoorbeeld een eigen bedrijf, dan mag je het relatiebestand dat je bij je werkgever hebt opgebouwd niet op je lijst zetten. Tenzij je eerst om toestemming vraagt.
- ‘Klanten’ die een gratis product kopen, zoals een e-book of e-mailcursus, mag je ook op je lijst zetten. Geef in het formulier wel duidelijk aan dat je dat gaat doen.
- Plaats altijd een afmeldlink in je nieuwsbrief, zodat men zich eenvoudig kan afmelden.
- Zet in je nieuwsbrief je naam,- en adresgegevens, hiermee toon je je identiteit. Mensen hebben dan de mogelijkheid zich eventueel schriftelijk af te melden. Vermelding van het kvk–nummer is ook verplicht op uw website en in e-mail, net als in zakelijke brieven, facturen en offertes, behalve als het om reclame gaat.
- Pas op met het schrijven over andere zaken dan verwacht wordt en wees voorzichtig met het maken van promotie voor andere bedrijven.
Strikt genomen verbiedt deze wet dus ook het doorsturen van e-mails, (send-a-friend) omdat die in principe ongevraagd verstuurd worden.
De OPTA heeft samen met het CPB (College bescherming persoonsgegevens) aanvullende beleidsregels gemaakt. E-mails onder het mom van ‘Tell-a-friend’, mogen wel onder bepaalde voorwaarden verstuurd worden. Dat zijn:
- Beloon niemand voor het doorsturen van e-mails en bied geen beloning in het vooruitzicht!
- Zorg dat het initiatief voor doorsturen niet bij jou ligt, maar bij de bezoeker.
- Laat alleen doorsturen naar bekenden, die de afzender er persoonlijk op kunnen aanspreken wanneer ze er niet van gediend zijn. (letterlijk Tell-a-friend)
- Moedig jouw abonnee aan een persoonlijke tekst bovenin het bericht toe te voegen. Want diegene die doorstuurt moet te kennen geven op de hoogte te zijn van de inhoud van de nieuwsbrief.