Tips > Een nieuwsbrief versturen · checklist
In dit artikel wordt beschreven hoe u effectief uw e-mail boodschap over kunt brengen.
tot en met maakt gebruik van de tool DMmailer3, waarmee op eenvoudig wijze grotere mailings verstuurd kunnen worden.
Bepaal uw doelstelling
Wat wilt u eigenlijk met de nieuwsbrief bereiken, het stimuleren van de verkoop of uw naamsbekendheid vergroten? Klantinformatie verzamelen, service verlenen of leads genereren voor uw verkoopafdeling? De gekozen doelstelling bepaalt op welke manier u de boodschap opstelt.
Denk aan de spelregels
Het versturen van ongewenste e-mail (spam) is verboden. Voor e-mailings naar consumenten geldt dit verbod al langer. Vanaf 1 oktober 2009 geldt dit verbod ook voor Business2Business. Bij de meeste zakelijke ontvangers is het, los van de regelgeving, ook ‘not-done’ om ongevraagd een e-mailing te versturen. Houd daar rekening mee.
Lees ook het artikel Wetten en regels voor het versturen van een digitale nieuwsbrief.
Bied een snelle afmeld mogelijkheid
Maak het mensen makkelijk die geen prijs stellen op uw boodschap. Zij moeten zich eenvoudig kunnen uitschrijven of afmelden.
Test de mailing, Test de mailing, Test de mailing, Test de mailing!!
Test al uw e-mail nieuwsbrieven voordat de uiteindelijke verzending naar alle adressen plaatsvindt. Blijf dit bij iedere mailing opnieuw doen. Controleer alle links in de nieuwsbrief. Stuur de e-mail eerst intern rond en laat een vast groepje medewerkers er naar kijken.
Verstuur in kleinere hoeveelheden
Bij grotere adressenbestanden is het verstandig om de mailing in kleinere plukjes op te splitsen of om te beginnen met een kleinere groep geadresseerden. Op die manier kunt u de effectiviteit van de e-mailing testen. Als het gewenste effect uitblijft, heeft u de mogelijkheid om de mailing aan te passen. Het kan bijvoorbeeld zo zijn dat de onderwerpregel niet goed is geformuleerd. Als u de mailing wilt aanpassen, verander dan steeds één onderdeel tegelijk.
Huisstijl?
Om een nieuwsbrief volledig in uw huisstijl te houden is het verstandig om uw (grafisch) ontwerpbureau de layout van de nieuwsbrief te laten verzorgen. Zij kunnen een perfect passend design ontwerpen.
Verzamel e-mailadressen van uw relaties
Om te mailen heeft u een bestand met e-mailadressen nodig. Middels een online aanmeldformulier kunnen geinteresseerden zich aanmelden voor uw nieuwsbrief. Zorg dat dit snel en eenvoudig gebeurt. Dus plaats op de homepage van uw website een duidelijke link naar het aanmeldformulier. Maak dit formulier niet te lang. Aanmeldingen via een website kunnen automatisch in DMmailer3 binnenkomen. Zo hoeft u geen adressen over te typen. Daarnaast is het slim om ook op het normale reactieformulier van uw website bezoekers de mogelijkheid te geven om zich direct aan te melden voor uw nieuwsbrief.
Bekijk hier de richtlijnen voor het aanleveren van adressen (Excel-bestand) voor DMmailer.
Gebruik de opt-in mogelijkheid
DMmailer3 biedt de mogelijkheid van dubbele opt-in. Dat houdt in dat iemand zich kan aanmelden op uw website en daarna nog een e-mail ontvangt met daarin een bevestigingslink. Een klik op die link is genoeg om DMmailer3 te laten weten dat iemand zich echt wilt aanmelden. Pas daarna wordt de ‘subscriber’ geactiveerd om uw nieuwsbrief te ontvangen.
Lees ook het artikel Wat is Opt-in?
Hoe maakt u een pakkende en effectieve tekst
In het hele spel van e-mailmarketing is er maar 1 cruciaal moment waarop de ontvanger bepaalt of hij wel of niet uw e-mail opent: bij het lezen van het onderwerp van uw nieuwsbrief. Het onderwerp moet pakkend en uitnodigend zijn. Vermijd zoveel mogelijk onderwerpen als: Nieuwsbrief bedrijf X. Maak een onderwerp ook niet te lang.
Bedenk vooraf wat u uw doelgroep wilt vertellen, maar ook of ze geïnteresseerd zijn in dit nieuws.
Teksten op internet maar ook in elektronische nieuwsbrieven moeten kort en bondig zijn. De praktijk heeft aangetoond dat mensen op internet minder lezen en meer ‘scannen’. Houdt daar rekening mee en zorg ervoor dat belangrijke steekwoorden regelmatig voorkomen. Gebruik geen bijzinnen en houdt alle zinnen kort en bondig.
Gebruik geen negatieve woorden als: niet, geen, nooit, probleem etc. maar formuleer uw boodschap op een positieve manier. Woorden als gratis, u, vertrouwelijk, nu, vandaag, snel, uniek en nieuw kunnen de interesse wekken van de ontvanger. In het onderwerp van de e-mailing is het woord ‘gratis’ is juist niet verstandig omdat dit als ‘spam’ kan worden aangemerkt waardoor de mailing helemaal niet wordt gelezen.
Schrijf nooit in de verleden tijd. Gebruik concrete termijnen en niet ‘binnenkort’ of ‘zo spoedig mogelijk’. Zorg er daarnaast voor dat de nadruk op de klant blijft liggen en vermijdt daarom teveel gebruik van woorden als ‘wij’, ‘ons’, en ‘onze’.